Mniej oczywiste jest to, że każdy litr paliwa kupiony w innym kraju UE niesie ze sobą doliczony VAT, który potrafi zamrozić spore kwoty na wiele miesięcy. Odpowiednio poprowadzony zwrot VAT z zagranicy pozwala te pieniądze odzyskać i realnie odciąża budżet firmy.
VAT zapłacony za granicą – koszt czy środki możliwe do odzyskania?
VAT nalicza się na każdym etapie obrotu towarami i usługami, więc transportowiec płaci go przy okazji tankowania, przejazdu płatną autostradą czy korzystania z innych usług potrzebnych w trasie. W momencie zakupu jest to po prostu koszt. Nie musi jednak takim pozostać do końca.
Firma transportowa może ubiegać się o zwrot VAT zapłaconego za granicą w 31 europejskich krajach, pod warunkiem, że spełnia kilka podstawowych wymogów: rozlicza VAT w kraju swojej siedziby, nie prowadzi działalności ani nie ma stałej siedziby w państwie, z którego wnioskuje o zwrot, a do tego dysponuje fakturami i paragonami wystawionymi na firmę i związanymi z jej działalnością. W przypadku zwrotu VAT z państw UE podstawę stanowią przepisy unijne, natomiast poszczególne państwa stosują własne procedury administracyjne przy rozpatrywaniu wniosków.
Zwrot VAT jako element zarządzania płynnością finansową
Dla wielu przedsiębiorców zwrot VAT to synonim papierkowej roboty – różne procedury administracyjne, terminy i dokumenty wymagane w poszczególnych krajach. Tymczasem systematyczne odzyskiwanie podatku VAT z zagranicy potrafi zauważalnie poprawić kapitał obrotowy firmy, zwłaszcza tej, która jeździ dużo i regularnie. Największą pozycją do odzyskania bywa zwykle zwrot VAT za paliwo z zagranicy.
Standardowy i szybki zwrot VAT – czym się różnią?
Najbardziej popularny wariant to standardowy zwrot VAT. Firma kompletuje faktury i wymagane dokumenty, a resztą zajmuje się administracja podatkowa danego kraju, zgodnie ze swoimi przepisami. Średnio trzeba na niego poczekać około 170 dni roboczych, czyli mniej więcej 8 miesięcy – choć dokładny czas zależy od tego, jak sprawnie działa dany urząd, jak kompletna jest dokumentacja i jak skomplikowany jest sam wniosek.
Szybki zwrot VAT, po dostarczeniu kompletu dokumentów, trafia na konto firmy nawet w ciągu 2 dni roboczych – niezależnie od tego, ile czasu zajmuje formalne rozpatrzenie sprawy po stronie urzędu.
Są też progi kwotowe, o których łatwo zapomnieć. Przy wniosku obejmującym okres krótszy niż pełny rok kalendarzowy minimalna kwota zwrotu dla jednego kraju to 400 euro. Jeśli wniosek dotyczy całego roku kalendarzowego, próg spada do 50 euro.
Dokumentacja – gdzie najczęściej pojawiają się błędy
Podstawa to wykazanie, że zakupione za granicą towary lub usługi faktycznie służyły działalności gospodarczej firmy. Zwrotowi mogą podlegać między innymi wydatki na paliwo (diesel i benzynę), HVO, opłaty drogowe i parkingowe, oleje i smary, usługi transportowe, noclegi, mapy drogowe, wynajem samochodów czy taksówek, naprawy i konserwacja pojazdów, mycie ciężarówek, części zamienne, wyżywienie i catering, usługi telekomunikacyjne oraz reprezentacyjne. Część z tych kategorii ma dodatkowe obostrzenia wynikające z przepisów konkretnego kraju, więc warto to sprawdzić przed złożeniem wniosku.
Same dokumenty księgowe też mają swoje wymogi. Faktura czy paragon musi zawierać pełne dane firmy – zarejestrowaną nazwę, numer VAT, adres. Paragon dodatkowo powinien pokazywać numer VAT sprzedawcy, jego nazwę i adres oraz wyraźnie wyodrębnioną kwotę VAT. Brak któregokolwiek z tych elementów albo nieczytelny wydruk to jeden z najczęstszych powodów wydłużania się procesu albo wręcz odrzucenia wniosku.
Zwrot VAT z Niemiec – co powinna wiedzieć firma transportowa?
Firmy transportowe mogą ubiegać się o zwrot VAT z Niemiec. Zwrot może obejmować m.in. VAT od paliwa, opłat drogowych i innych kwalifikujących się kosztów bezpośrednio związanych z transportem, o ile spełniają one lokalne wymogi.
Zwrot VAT z Francji – jakie koszty mogą podlegać zwrotowi?
Firmy transportowe mogą ubiegać się o zwrot VAT z Francji od paliwa, opłat drogowych i innych kwalifikujących się kosztów związanych bezpośrednio z realizowanymi przewozami, o ile spełniają one wymogi obowiązujące we Francji. Zwrot wymaga prawidłowo wystawionych faktur i kompletnej dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki.
Zwrot VAT poprzez partnera – mniej formalności po stronie firmy
Nie każda firma ma czas albo zasoby, żeby samodzielnie obsługiwać rozliczenia w kilkunastu różnych krajach naraz. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem bywa zlecenie tego zewnętrznemu partnerowi – zarówno w wariancie standardowym, jak i szybkim, na warunkach ustalonych w umowie lub we współpracy z dedykowanym przedstawicielem.
Firma oszczędza wtedy czas i ogranicza ryzyko błędów formalnych, co ma szczególne znaczenie przy obsłudze zwrotów z wielu różnych krajów.
Dlaczego warto wybrać Edenred Finance?
Edenred Finance zajmuje się zwrotem podatku VAT dla firm transportowych działających na terenie Europy, prowadząc cały proces od zebrania dokumentacji po rozliczenie z odpowiednim urzędem. Firma nie musi śledzić przepisów w kilkunastu krajach na raz ani pilnować terminów – obsługę dokumentacji, terminów i kontaktu z właściwymi organami przejmuje partner zajmujący się procesem zwrotu.
Dla firm, którym zależy na szybszym dostępie do środków, dostępna jest też opcja szybkiego zwrotu VAT – z wypłatą w ciągu 2 dni roboczych od skompletowania wymaganych dokumentów.
