Coraz większa część czynności notarialnych w Warszawie ma element obcojęzyczny: jedna ze stron nie mówi po polsku, dokumenty pochodzą z zagranicy albo osoba, której sprawa dotyczy, przebywa poza Polską. Przepisy regulują to precyzyjnie — ale od wyboru kancelarii zależy, czy taka sprawa zamknie się na jednym spotkaniu, czy rozciągnie na tygodnie szukania tłumacza i zgrywania terminów. Oto zasady, wyjątek, który zmienia najwięcej, i lista sytuacji, w których to wszystko ma znaczenie.
Zasada: akt jest po polsku, a tłumaczyć może tylko tłumacz przysięgły
Czynności notarialnych dokonuje się w języku polskim, a uczestnik musi rozumieć treść i skutki tego, co podpisuje. Jeżeli nie włada polskim, w czynności uczestniczy tłumacz przysięgły danego języka. Dwie rzeczy, które regularnie zaskakują klientów: po pierwsze, tłumacza przysięgłego nie zastąpi nikt „z rodziny, kto świetnie zna oba języki” — ustawa nie przewiduje tu wyjątków. Po drugie, tłumacz przysięgły to odrębny specjalista z własnym kalendarzem i własnym wynagrodzeniem: jego udział trzeba zaplanować razem z terminem aktu i doliczyć do kosztów czynności.
Wyjątek, który zmienia najwięcej: notariusz będący tłumaczem przysięgłym
Jeżeli notariusz sam jest wpisany na listę tłumaczy przysięgłych danego języka, czynność z osobą nim władającą może przeprowadzić samodzielnie — bez udziału drugiego specjalisty. W praktyce oznacza to: jeden termin zamiast dwóch kalendarzy, brak osobnego honorarium za tłumaczenie przy akcie i pewność, że osoba podpisująca rozumie każdy zapis, bo wyjaśnia go bezpośrednio ten sam prawnik, który akt sporządza. Taki notariusz w Warszawie — Szymon Krzyszczuk, łączący uprawnienia notariusza i tłumacza przysięgłego języka angielskiego — prowadzi po angielsku również korespondencję i całe przygotowanie sprawy: od listy dokumentów po projekt aktu.
Ukraiński i rosyjski — jak to wygląda w praktyce
Dla klientów ukraińsko- i rosyjskojęzycznych istotne są dwa etapy. Etap przygotowań — omówienie sprawy, dokumentów i kosztów — w części warszawskich kancelarii można przejść po ukraińsku lub rosyjsku, bez angażowania kogokolwiek dodatkowego. Przy samej czynności, jeżeli strona nie włada polskim, przepisy wymagają już tłumacza przysięgłego tego języka — różnica polega na tym, że doświadczona kancelaria sama organizuje jego udział i koordynuje terminy, zamiast zostawiać to klientowi. Efekt: sprawa obcojęzyczna przestaje być projektem logistycznym i sprowadza się do jednej dobrze przygotowanej wizyty.
Sprawy, w których język ma znaczenie najczęściej
- Zakup lub sprzedaż nieruchomości z udziałem osoby bez polskiego obywatelstwa. Tu poza językiem obowiązują też osobne przepisy — zakup nieruchomości przez cudzoziemca warto sprawdzić przed wpłatą jakiejkolwiek zaliczki, bo błąd na tym etapie bywa nieodwracalny.
- Najem okazjonalny. Notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji to standard rynku — jeżeli najemca nie zna polskiego, oświadczenie wymaga tłumacza przysięgłego, więc termin u notariusza umawia się od razu z tłumaczem.
- Pełnomocnictwa w sprawach transgranicznych. Udzielane w Warszawie przez osobę anglojęzyczną — do załatwienia na jednym spotkaniu. Udzielane za granicą — sporządza się u tamtejszego notariusza, a w Polsce potrzebne będzie tłumaczenie przysięgłe i często apostille; zanim ktokolwiek zaplanuje podróż, warto zapytać kancelarię, czy da się bez niej obejść.
- Sprawy spadkowe z zagranicznymi dokumentami. Akt poświadczenia dziedziczenia zastępuje postępowanie sądowe, ale zagraniczne akty stanu cywilnego muszą mieć tłumaczenia przysięgłe, a wszyscy spadkobiercy — w tym niemówiący po polsku — biorą udział w czynności.
Dokumenty obcojęzyczne: co przygotować przed wizytą
Dokument sporządzony w języku obcym — akt stanu cywilnego, pełnomocnictwo, orzeczenie — do czynności notarialnej potrzebuje tłumaczenia przysięgłego na polski, a dokumenty z niektórych państw także apostille lub legalizacji. Najkrótsza droga: wysłać do kancelarii mailem opis sprawy i listę posiadanych dokumentów. Odpowiedź wskaże, co wymaga tłumaczenia, czego brakuje i jaki będzie pełny koszt — zanim ktokolwiek umówi termin.
Mini-FAQ
Czy tłumaczem przy akcie może być dwujęzyczny członek rodziny?
Nie. Przy uczestniku nieznającym polskiego ustawa wymaga tłumacza przysięgłego — bliska osoba, niezależnie od kompetencji językowych, nie może go zastąpić.
Czy dokumenty po ukraińsku lub rosyjsku trzeba tłumaczyć, skoro w kancelarii można się w tych językach porozumieć?
Tak — rozmowa to jedno, a dokument do czynności to drugie: potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe na polski. Kancelaria wskaże, które dokumenty tego wymagają.
Czy sprawę można przygotować zdalnie, bez znajomości polskiego?
Tak. U notariusza będącego tłumaczem przysięgłym angielskiego cała korespondencja i kompletowanie dokumentów mogą przebiegać po angielsku; po ukraińsku i rosyjsku można ustalić kwestie organizacyjne. Sama czynność wymaga wizyty w kancelarii.
Szymon Krzyszczuk — notariusz w Warszawie, tłumacz przysięgły języka angielskiego.
