Skuteczne raportowanie to najlepszy sposób na informowanie interesariuszy o postępach firmy lub konkretnego projektu. Aktualne informacje pozwalają wiedzieć: czy projekt jest na dobrej drodze, zagrożony lub opóźniony. Na podstawie tych danych można dokonać niezbędnych korekt i dotrzymywać terminów. Natomiast nieprawidłowo skonfigurowane raporty biznesowe mogą powodować zamieszanie, a nawet, w niektórych przypadkach, wprowadzać w błąd użytkowników końcowych.
Czym jest raport biznesowy
Raport biznesowy to szczegółowy zestaw informacji przedstawiający wyniki finansowe firmy. Zawiera również przegląd ogólnych wyników przedsiębiorstwa, podkreślając sukcesy, porażki i przyszłe możliwości. Raport ten ma kluczowe znaczenie dla inwestorów, akcjonariuszy i innych interesariuszy, ponieważ zapewnia ocenę kondycji finansowej firmy i potencjału ekspansji.
Jak ulepszyć raport biznesowy
Dobry raport biznesowy to klucz do efektywnej komunikacji w firmie. Powinien być zwięzły, jasny i przekonywujący. Aby osiągnąć ten cel i dowiedzieć się, jak napisać raport, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych wskazówek, które przedstawimy poniżej.
Wskazówka nr 1. Ustal wymagań dotyczących raportowania
Pierwszym krokiem jest sporządzenie kompleksowej listy wszystkich interesariuszy, decydentów i użytkowników końcowych raportów. Da to jasny obraz docelowych odbiorców twoich wyników.
Zaplanuj wywiady z odpowiednimi interesariuszami, aby uzyskać od nich wszystkie wymagania dotyczące raportowania. W spotkaniach tych powinna uczestniczyć cała kadra kierownicza, menedżerowie i analitycy danych, którzy będą regularnie przeglądać raporty analityki biznesowej.
- Jakie są kluczowe cele i oczekiwania dotyczące raportów, które mają być dostarczane?
- Jakie rodzaje danych i wskaźników są najważniejsze w raportach?
- Jakie są preferencje dotyczące formatu i układu raportów (np. tabelaryczny, graficzny, interaktywny)?
- Jakie częstotliwości raportowania są odpowiednie (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne)?
- Kto będzie głównym użytkownikiem raportów i jakie są ich umiejętności analityczne?
- Jakie narzędzia lub systemy są używane do analizy danych i jak raporty powinny być z nimi integrowane?
- Czy istnieją specjalne wymagania dotyczące bezpieczeństwa i prywatności danych zawartych w raportach?
Można również sprawdzić przykładowy raport firmy, która działa w tej samej branży lub ma podobne potrzeby analityczne. Analiza takich raportów pomoże zrozumieć standardy branżowe, preferencje formatowania oraz kluczowe wskaźniki, które powinny być uwzględnione w Twoim raporcie.
Wskazówka nr 2. Dodaj streszczenie raportu
Streszczenie raportu to kluczowa sekcja, która powinna być umieszczona na początku dokumentu i dostarczać kluczowych informacji w skondensowanej formie. Jego celem jest umożliwienie odbiorcom szybkie zrozumienie głównych wniosków bez potrzeby przeglądania całego raportu.
Jest to pierwsza sekcja raportu, więc najlepiej umieścić w niej następujące informacje:
- Kluczowe osiągnięcia, zmiany lub wyniki, które są istotne dla zrozumienia raportu.
- Wszelkie napotkane problemy, trudności lub wyzwania, które wpłynęły na wyniki lub analizy.
- Najważniejsze spostrzeżenia i interpretacje, które wyłaniają się z analizy danych.
- Istotne dane liczbowe, które podsumowują wyniki (np. wzrost procentowy, zmiany w przychodach).
- Istotne dane liczbowe, które podsumowują wyniki (np. wzrost procentowy, zmiany w przychodach).
- Krótkie przypomnienie celów, jakie raport miał na celu osiągnąć.
Oto jak napisać raport wzór i streszczenie:
”W niniejszym raporcie przedstawiono analizę wyników sprzedaży za drugi kwartał 2024 roku. Główne wydarzenia obejmują wzrost przychodów o 15% w porównaniu do poprzedniego kwartału, napotkane trudności związane z opóźnieniami dostaw oraz rekomendacje dotyczące optymalizacji łańcucha dostaw w celu poprawy efektywności. Raport wskazuje na potrzebę zainwestowania w nowe technologie, aby utrzymać tempo wzrostu i zminimalizować przyszłe ryzyka”.
Wskazówka nr 3. Wybierz odpowiednią wizualizację dla każdego wskaźnika
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych podczas wizualnej prezentacji informacji jest użycie niewłaściwego diagramu lub wizualizacji. To nie tylko przekazuje niewłaściwą wiadomość, ale w niektórych przypadkach może nawet prowadzić do nieporozumień.
Poniżej przedstawiamy, jak napisać raport przykład diagramy, która może pomóc w efektywnej prezentacji danych:
Dlaczego jest dobry: Wykres kołowy przedstawia procentowy udział sprzedaży każdego zespołu w całkowitych wynikach. Każdy segment koła reprezentuje udział poszczególnego zespołu, co pozwala łatwo zobaczyć, jaką część całkowitej sprzedaży stanowi każda ekipa.
Oto przykład nieskutecznej diagramy w raporcie:
Dlaczego jest zły: Trudno jest dostrzec zmiany w danych i porównać wartości, co sprawia, że wykres nie przekazuje informacji w sposób jasny i efektywny w kontekście analizy czasowej.
Format raportu jest istotny, ponieważ wpływa na jego dostępność i użyteczność. Odpowiedni format zapewnia, że raporty będą czytelne i łatwe do analizowania przez wszystkich interesariuszy.
Na przykład, format PDF jest popularny, ponieważ zachowuje układ i styl dokumentu, co jest istotne dla spójności prezentacji danych. Używając PDF konwerter, można łatwo dostosować dokumenty do wymagań specyficznych odbiorców. Dodatkowo kompresja PDF za pomocą takiego konwertora jak PDF Guru może być użyta do zmniejszenia rozmiaru plików, co ułatwia ich przechowywanie i przesyłanie, a także przyspiesza dostęp do raportów w przypadku dużych zestawów danych.
Podsumowanie
Dobrze zaprojektowane raporty biznesowe ułatwiają użytkownikom końcowym uzyskiwanie informacji potrzebnych do bardziej efektywnego wykonywania swojej pracy — niezależnie od tego, czy chodzi o monitorowanie codziennych operacji, przeprowadzanie analiz ad hoc w celu zbadania problemów, czy też eksplorowanie danych w celu znalezienia nowych możliwości rozwoju. Kluczem jest zrozumienie docelowych odbiorców: kim są, z jakimi problemami się borykają, jakich informacji potrzebują i w jaki sposób będą ich używać.
