Zgodnie z art. 152. § 1. Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi (osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę) przysługuje prawo co corocznego, nieprzerwanego płatnego urlopu wypoczynkowego. Nieobecność pracownika wymaga odpowiedniego zaplanowania, tak, by przedsiębiorstwo mogło w jej trakcie funkcjonować w odpowiednim rytmie. Im więcej osób zatrudnia firma, tym trudniejsze staje się zapanowanie nad urlopami, szczególnie gdy dochodzą do nich te zaległe czy uzupełniające4. By ułatwić sobie to zadanie, skorzystaj z elektronicznego modułu Plan urlopów na platformie tomHRM!
Plan urlopowy – co to jest?
Plan urlopowy (inaczej: ewidencja urlopów) to dokument, w którym zostają uwzględnione urlopy wypoczynkowe osób zatrudnionych. Nie obejmuje on jednak urlopów na żądanie. Może być prowadzony w wersji papierowej lub zdecydowanie popularniejszej elektronicznej (np. ewidencja urlopów w Excelu).
Zasady funkcjonowania tego „kalendarza” określają przepisy wynikające z art. 163. Kodeksu pracy. Zgodnie z paragrafem pierwszym, plan urlopów ustala pracodawca na podstawie składanych przez pracowników wniosków oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Dokument powinien zostać podany do wiadomości pracowników (§ 2).
Kalendarz urlopów pomaga zaplanować wypoczynek wszystkich zatrudnionych w taki sposób, by ich nieobecność nie zaburzała rytmu działania przedsiębiorstwa. Jeśli jest prowadzony w odpowiednio przejrzysty sposób, daje klarowny podgląd na liczbę osób, które starają się o uzyskanie wolnego w tym samym terminie. Pozwala to na wydanie odpowiedniej decyzji dotyczącej akceptacji wniosków.
Ustawa nie reguluje, w jaki sposób i w jakim terminie osoby zatrudnione powinny złożyć prośbę o przyznanie urlopu wypoczynkowego. Nie określa również informacji, które musi zawierać taki dokument. W związku z tym pracodawcy zazwyczaj udostępniają pracownikom szablony wniosków urlopowych do wypełnienia i wskazują wewnętrzne zasady ich składania.
Program do planowania urlopów – dlaczego warto?
Elektroniczna ewidencja urlopów może występować nie tylko w formie arkusza Excel, ale również funkcjonalności w systemie HRM. To ciekawe rozwiązanie, które znacznie ułatwia planowanie urlopów, a także przeglądanie i akceptację wniosków. Godna uwagi jest aplikacja tomHRM wyposażona w osobny moduł Ewidencja urlopów, który można bezpłatnie (i bez zobowiązań) testować przez 30 dni. Oto możliwości, które daje ten program do planowania urlopów:
- składanie wniosków urlopowych online przez pracownika,
- otrzymywanie powiadomień o złożonym wniosku,
- akceptacja lub odrzucenie wniosku jednym kliknięciem,
- dostęp do przejrzystego planu urlopów w formie grafiku,
- dostęp do kalendarza nieobecności,
- automatyczne sprawdzanie dostępności pracownika,
- definiowanie własnych dni wolnych oraz świąt w różnych krajach,
- tworzenie własnych ścieżek akceptacji wniosków,
- obsługa różnych typów urlopów,
- planowanie delegacji,
- dostęp do rocznej i miesięcznej karty urlopowej pracownika,
- filtrowanie nieobecności po działach, statusach oraz lokalizacji,
- integracja kalendarza urlopów i nieobecności z kalendarzem Google oraz Outlook,
- raportowanie.
Czy pracodawca musi prowadzić plan urlopów?
Art. 163. § 1. Kodeksu pracy wskazuje, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a ewidencję tę ustala pracodawca. Zgodnie z prawem przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma zatem obowiązek prowadzenia kalendarza urlopów. Od tej zasady jest jednak jeden wyjątek:
Jeśli zatem związki zawodowe zgodzą się na brak prowadzenia w firmie planu urlopów, lub w firmie nie funkcjonuje taka organizacja, to wówczas wystarczy, że termin wypoczynku zostanie ustalony z pracownikami ustnie albo np. mejlowo. Co istotne, brak planu urlopowego nie zwalnia zatrudnionych z obowiązku złożenia wniosku urlopowego podlegającego rozpatrzeniu przez pracodawcę.
Co powinien zawierać plan urlopów?
Plan urlopów musi zawierać wszystkie urlopy wypoczynkowe planowane w danym roku kalendarzowym. Należy zatem rozpisać w nim:
- bieżące urlopy wypoczynkowe przypadające na dany rok kalendarzowy – bez dni przeznaczonych na urlop na żądanie,
- urlopy z tytułu pierwszej pracy,
- zaległe urlopy oraz urlopy uzupełniające.
Warto pamiętać, że każdy pracownik musi mieć rozplanowany jeden tak zwany „długi urlop”, czyli trwający co najmniej 14 dni bez przerwy.
By ewidencja urlopów była odpowiednio przejrzysta i zrozumiała, powinna przypisywać dany urlop do konkretnego pracownika, czyli zawierać jego imię, nazwisko oraz dział. Należy uwzględnić także wymiar jego urlopu, by szybko sprawdzić, czy liczba rozplanowanych dni zgadza się z „pulą” wypoczynkową zatrudnionego. Warto też oznaczyć wszystkie dni, w których przedsiębiorstwo lub dany dział nie pracuje (jak np. niedziele), a także święta przypadające w danym kraju.
Aplikacja tomHRM znacznie upraszcza stworzenie planu urlopowego, nie wymaga bowiem analizowania czy uwzględnia on wszystkie istotne informacje. Co więcej, przedsiębiorca nie musi samodzielne wpisywać urlopów do ewidencji i sprawdzać, czy nie popełnił błędu. Platforma automatycznie zaciąga bowiem terminy z zaakceptowanych wniosków do grafiku urlopów. Sprawdź sam, jakie daje możliwości!
