Współpraca z kontrahentami, współpracownikami czy pracownikami może być daleka od wzorowej. Jednak rozwiązywanie sporów na drodze sądowej to nie zawsze rozsądny i najbardziej efektywny środek. Poznaj alternatywne metody rozwiązywania sporów i dowiedz się, dlaczego wniesienie pozwu należy poprzedzić analizą.
Jakie są metody rozwiązywania sporów w biznesie poza sądem?
Może się wydawać, że najprostszym sposobem rozstrzygnięcia sporów z kontrahentem czy na linii zarząd-współpracownik jest przygotowanie i złożenie pozwu do sądu. Biorąc jednak pod uwagę obciążenie sądów pracą (co negatywnie przekłada się na długość postępowania sądowego) oraz możliwość poniesienia strat wizerunkowych, w pierwszej kolejności warto skorzystać z pozasądowych metod rozwiązywania konfliktów.
Jak można przeczytać na stronie internetowej firmy Rödl & Partner, która oferuje usługę litigation outsourcing, do pozasądowych metod rozstrzygania sporów zalicza się:
Negocjacje
W pierwszej kolejności z drugą stroną warto podjąć negocjacje. Ta metoda rozwiązywania nieporozumień jest niemal bezkosztowa, nie jest też sformalizowana, a strony mają ze sobą bezpośredni kontakt – nie jest wymagane zaangażowanie innych podmiotów. Wyjaśniając konflikt, strony mogą wypracować rozwiązanie, które będzie je satysfakcjonowało i pozwoli na kontynuowanie współpracy.
Mediacje
Jeżeli strony pozostające w sporze nie chcą komunikować się ze sobą bezpośrednio, mogą skorzystać z mediacji. To mniej sformalizowany, a jednocześnie tańszy w porównaniu choćby do postępowania arbitrażowego sposób rozwiązywania sporów. Mediacje przewidują zaangażowanie osoby trzeciej – bezstronnego mediatora, którego celem jest wypracowanie porozumienia.
Z mediacji mogą skorzystać także podmioty pozostające w sporze z podmiotem publicznym.
Arbitraż
Na postępowanie arbitrażowe najczęściej decydują się podmioty pozostające w sporze z kontrahentami, które zamieściły w umowie tzw. klauzulę arbitrażową. Do zalet arbitrażu zaliczyć można: szybsze niż w postępowaniu sądowym rozstrzygnięcie sporu, możliwość powierzenia sprawy specjalistom (arbitrom z określoną wiedzą, np. techniczną) czy niższe koszty.
Kiedy zdecydować się na rozwiązanie sporu na drodze sądowej?
Pozasądowe metody rozstrzygania sporów nie zawsze okazują się skuteczne. Podjęte mediacje – mimo zaangażowania ekspertów – nie muszą doprowadzić do wypracowania rozwiązania satysfakcjonującego dla każdej ze stron. W takiej sytuacji pozostaje skorzystanie z sądu powszechnego. Jednocześnie złożenie pozwu warto poprzedzić określonymi działaniami. Należą do nich:
- Analiza finansowa ryzyka wejścia w spór. Rozpoczęcie sporu na drodze sądowej może mieć negatywny wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa. Mowa tu nie tylko o kosztach związanych z przygotowaniem pozwu, ale też tych, które mogą pojawić się w przypadku przegranej.
- Analiza pozafinansowa ryzyka wejścia w spór. Rozstrzygnięcie sporu na drodze sądowej może nie opłacać się firmie ze względu na utratę reputacji czy możliwość przegranej, choćby z uwagi na niejasne przepisy.
- Sprawdzenie, czy umowy odpowiednio zabezpieczają interesy firmy. Inaczej mówiąc, konieczne jest ponowne przeanalizowanie zapisów umowy pod kątem ryzyk, jakie mogą pojawić się już po zainicjowaniu postępowania sądowego.
W proces określenia konsekwencji wejścia na drogę sądową powinni zostać zaangażowani nie tylko prawnicy, ale również specjaliści zatrudnieni w firmie, np. z działu finansowego czy technicznego. Dopiero po rzetelnie przeprowadzonej analizie można określić, czy złożenie pozwu jest zasadne. O przygotowanie strategii prowadzenia sporu – zwłaszcza w sprawach, w których jego wartość jest wysoka – warto zwrócić się także do renomowanych doradców i prawników.
Ryzyko wystąpienia sporów z kontrahentami – jak je ograniczyć?
Brak płatności za dostarczone usługi czy produkty lub nienależyte wykonanie umowy – to przykładowe źródła konfliktów z kontrahentami. Jak ograniczyć koszty i czasochłonne procedury, z którymi musi liczyć się firma, gdy konieczne jest skierowanie sprawy do sądu? Najprostszym sposobem jest wykorzystanie narzędzi prewencyjnych pozwalających zminimalizować ryzyko wystąpienia sporu. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:
- Analiza kondycji finansowej potencjalnego kontrahenta. Z reguły polega ona na gruntownym sprawdzeniu firmy w różnych wywiadowniach gospodarczych, ale może być też głębsza i obejmować np. ustalenie majątku.
- Przygotowanie umowy w taki sposób, aby możliwe było skorzystanie z postępowania arbitrażowego. Dobrze skonstruowana klauzula arbitrażowa powinna określać m.in. sprawy, jakie będzie można rozstrzygnąć poprzez arbitraż.
- Śledzenie zmian w prawie i orzecznictwie. To pozwala szybko zareagować i wprowadzić niezbędne modyfikacje w zawieranych umowach. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko wykorzystania zapisów umowy przez kontrahenta lub klienta.
Firmy chcące zabezpieczyć się na wypadek wystąpienia sporów z kontrahentami niekoniecznie muszą posiadać wewnętrzne działy prawne. Wsparcie mogą one uzyskać również od firm doradczych oferujących outsourcing obsługi prawnej. Takie rozwiązanie może być korzystne ze względu na doświadczenie i wiedzę prawników. Dodatkowo często jest tańsze – wiele firm nie podpisuje umów codziennie, z kolei spory z kontrahentami to zjawisko incydentalne.
