Przeprowadzka biura to duże wyzwanie logistyczne, które wymaga dokładnego zaplanowania całego procesu. Przewóz rzeczy można zorganizować we własnym zakresie lub może nam w tym pomóc profesjonalna firma przeprowadzkowa. Rozwiązanie to pozwala uniknąć wiele stresu, ale też uszkodzeń mebli, sprzętu elektronicznego czy zagubienia ważnych dokumentów. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę podczas przenoszenia siedziby biura.
Najczęstsze problemy w trakcie przeprowadzki biura
Rozwój to ważny element planu biznesowego każdej firmy. Dynamiczne poszerzanie swojej oferty oraz kontrakty z nowymi klientami mogą wymusić na wielu przedsiębiorcach konieczność przeniesienia swojego biura. Zmiana adresu firmy na prestiżową lokalizację nie tylko poprawia jej wizerunek, ale również ułatwia codzienną pracę całego zespołu.
Zadaniem właściciela firmy jest takie zaplanowanie przeprowadzki, aby przebiegła ona możliwie sprawnie i nie utrudniła funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wymaga to dobrego planu, przygotowania oraz dostępu do profesjonalnego sprzętu. Zdaniem ekspertów usługi przeprowadzkowe są w tym przypadku najlepszym rozwiązaniem. Jak twierdzą pracownicy firmy przeprowadzki.pl (https://przeprowadzki.pl/firmowe.html), dodatkowe wsparcie przyda się zwłaszcza w przypadku konieczności:
- przewozu wielu mebli i elementów wystroju,
- przewozu cennego sprzętu elektronicznego,
- przewozu ważnych dokumentów firmowych.
Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej pozwala bezpiecznie przewieźć wszystkie przedmioty w sprawny i zorganizowany sposób.
Przeniesienie biura- jak zaplanować przedsięwzięcie krok po kroku?
Podczas planowania zmiany siedziby biura, warto odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań:
- Czy wszystkie meble, urządzenia i sprzęty będą potrzebne w nowym biurze? Czy zmieszczą się w nowym lokalu? Przeprowadzka to doskonały moment na pozbycie się zbędnych przedmiotów, które zalegają w przestrzeni i nie są użytkowane przez pracowników. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku nieaktualnych dokumentów, które powinny wylądować w niszczarce, aby uniknąć wycieku ważnych danych.
- Kiedy zorganizować przewóz rzeczy? Idealnym rozwiązaniem byłoby stopniowe przenoszenie do nowej siedziby, które nie zaburzyłoby rytmu pracy przedsiębiorstwa. Można zdecydować się również na szybką przeprowadzkę. Ważne, aby w tym przypadku zamknąć wcześniej wszystkie ważne projekty. W związku z tym pracownicy powinni odpowiednio wcześniej wiedzieć o planach przeprowadzkowych. Idealnym rozwiązaniem jest poświęcenie całego dnia na przewóz rzeczy.
- Jak spakować przedmioty, aby bezpiecznie dotarły do celu? Ważne, aby przygotowane paczki były odpowiednio opisane i zewidencjonowane, co znacznie ułatwi późniejszy proces rozpakowywania.
- Kiedy zarezerwować transport dla mebli, sprzętu i dużych paczek? Czy wystarczy jeden samochód ciężarowy, czy potrzebne będzie więcej kursów? Wiele firm dysponuje własną flotą pojazdów, które można wykorzystać podczas przeprowadzki.
Co zrobić, aby cenne sprzęty nie uległy zniszczeniu w trakcie transportu?
Komputery, monitory, drukarki, laptopy, rzutniki, maszyny ksero oraz inne urządzenia elektryczne podczas przeprowadzki mogą ulec uszkodzeniu, dlatego tak ważne jest ich odpowiednie zabezpieczenie. Aby uniknąć przykrych sytuacji, warto podczas pakowania wykorzystać folię bąbelkową oraz kartony ze styropianem. Każde pudło powinno zawierać na wierzchu komunikat, że wymaga ostrożnego traktowania.
Takie podejście dotyczy nie tylko sprzętów, ale również szczególnie delikatnych mebli, np. szklanych stołów i luster. W tym przypadku warto zastosować folię bąbelkową oraz stretch. O ile to możliwe, większe meble jak biurka czy szafy warto wcześniej rozkręcić, co ułatwi ich przewożenie.
Natomiast wszelkie dokumenty, firmowe gadżety oraz pozostałe elementy wyposażenia umieszczamy w dużych pudłach i dokładnie opisujemy. Ważne, aby szczególnie zadbać o poufne dokumenty, które powinny być spakowane oddzielnie i powierzone zaufanej, kompetentnej osobie. W sprzedaży dostępne są specjalne plombowane opakowania, które doskonale sprawdzą się do przewozu najważniejszych teczek i segregatorów.
Przestrzeń w nowym biurze- dlaczego warto ją rozplanować przed transportem rzeczy?
Na etapie organizacji przeprowadzki warto też pomyśleć o funkcjonalnym rozplanowaniu przestrzeni nowego biura. Dzięki temu już na etapie pakowania można uwzględnić swoje przyszłe potrzeby. Dzięki temu przygotowane kartony łatwiej przypisać nowym pomieszczeniom oraz umieścić stosowną informację, gdzie docelowo mają trafić. Takie proste zadania pozwalają znacznie przyspieszyć rozpakowywanie, a tym samym przywrócić pracownikom możliwie szybką możliwość powrotu do swoich obowiązków.
Podczas przygotowywania planu nowego biura można wykorzystać kartkę papieru i długopis lub specjalne programy komputerowe. Dzięki nim łatwo rozrysujemy rozmieszczenie nowych stanowisk dla pracowników, rozstawienie mebli oraz przygotowanie odrębnych przestrzeni, jak np. sala konferencyjna, biuro szefa czy niewielkie pomieszczenie do rozmów telefonicznych.
Pamiętajmy, że dobry plan oraz konsekwentne działanie to podstawa sprawnej przeprowadzki, która pozwoli wkrótce rozpocząć nowy rozdział w działalności firmy.
