Nowe realia cyfrowej księgowości
Rok 2026 przynosi dynamiczne zmiany w sposobie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań ostatnich lat dla przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych. Z jednej strony mamy do czynienia z narzędziem o ogromnym potencjale, mającym ustandaryzować i uszczelnić system podatkowy. Z drugiej – rządowe narzędzie w obecnym kształcie nie spełnia oczekiwań użytkowników, którzy potrzebują prostoty, ergonomii i funkcjonalności na co dzień.
Dlaczego warto przyjrzeć się brakom rządowego KSeF w porównaniu do programów komercyjnych? Bo to właśnie te detale decydują o komforcie pracy i efektywności prowadzenia firmy.
Ergonomia interfejsu i użyteczność systemu – gdzie zniknęło UX?
Każdy, kto spróbował wystawić fakturę przez rządowy Program KSeF, zrozumie, dlaczego pojawia się frustracja. Brakuje tu podstawowego zrozumienia potrzeb użytkownika.
System nie posiada automatycznej numeracji faktur, nie zapisuje szablonów, nie podpowiada danych kontrahentów, a każdą pozycję trzeba wpisywać od zera.
W programach komercyjnych, takich jak Program KSeF Faktura.pl, użytkownik może liczyć na intuicyjny interfejs, możliwość wystawienia faktury w kilka sekund i automatyczne podpowiedzi oparte na historii działania. Dla osoby prowadzącej mikrofirmę, każdy klik mniej to realna oszczędność czasu i mniejszy stres.
Brak integracji z bazami danych i automatyzacją pracy
Nowoczesna firma potrzebuje systemów, które współpracują z innymi aplikacjami i pozwalają ograniczyć czas pracy administracyjnej. KSeF rządowy jest tu niestety samotną wyspą.
Brakuje w nim możliwości zaciągania danych z GUS czy VIES, nie współpracuje z magazynem, bankiem ani CRM-em. Wprowadzenie danych kontrahenta czy produktu trzeba wykonywać ręcznie przy każdym dokumencie.
Programy komercyjne dają o wiele więcej. Pozwalają na import danych z bazy klientów, korzystanie z listy produktów i usług, przypisywanie kategorii kosztów czy integrację z bankowością elektroniczną. Jeżeli szukasz programu odpowiadającemu Twoim potrzebom warto zajrzeć do rankingu programów do fakturowania. Tam znajdziesz rozwiązania, które wspierają automatyzację, a nie sabotują ją.
Brak mobilnej aplikacji i responsywnego designu
Dzisiejsi przedsiębiorcy to ludzie mobilni. Pracują z domu, biura, kawiarni czy samochodu. Tymczasem rządowy KSeF w wersji online nie jest dostosowany do użytku mobilnego.
Brak aplikacji mobilnej i brak wersji responsywnej sprawia, że wystawienie faktury na telefonie jest niemal niemożliwe. To dyskwalifikuje system w oczach małych przedsiębiorców, którzy często nie mają dostępu do komputera.
Brak wsparcia dla procesów wewnętrznych firmy
Firmy nie żyją tylko fakturami. W codziennej działalności potrzebne są funkcje takie jak rejestrowanie kosztów, wewnętrzny obieg dokumentów, przypomnienia o płatnościach czy archiwizacja.
KSeF ogranicza się do wystawienia i wysłania faktury. Nie zarządza obiegiem dokumentów, nie pozwala na delegowanie zadań, nie integruje się z obiegiem kosztów.
Nowoczesna księgowość to nie tylko KSeF, ale komfort codziennej pracy
Rządowy KSeF to system potrzebny i dobrze, że będzie wprowadzony. Ale jako narzędzie operacyjne wymaga wsparcia. Programy komercyjne pełnią tę rolę z powodzeniem, oferując ergonomię, automatyzację i wsparcie, których w KSeF po prostu nie ma.
