Lato to czas, gdy cała rodzina może w końcu wspólnie wyjechać, dzieci mają wakacje, nie muszą myśleć o szkole, zaś rodzice z utęsknieniem odliczają dni do urlopu wypoczynkowego od pracy. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu. Jest to prawo, którego zrzeczenie się (zamiana na ekwiwalent) nie jest możliwe. Urlop ma służyć wypoczynkowi, regeneracji sił, a zatem ochronie zdrowia pracownika.
Zgodnie z art. 161 kodeksu pracy (dalej jako kp) pracodawca jest zobowiązany udzielić urlop pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Stosownie do art. 163 kp urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Pracodawca nie ustala jednak planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, przy czym przepisy nie wskazują w jakie formie do tego porozumienia ma dojść.
Wydaje się więc, że ustalanie planu urlopów jest korzystne zarówno dla pracowników jak i dla pracodawcy: pracownicy dogadując się między sobą mogą dostosować terminy wyjazdów rodzinnych, tak by każdy miał szansę spędzić trochę czasu razem z najbliższymi oraz jednocześnie mając na uwadze interes pracodawcy zapewnić bieżące wykonywanie pracy na jego rzecz. Pracodawca zaś otrzymując harmonogram urlopów ułożony przez pracowników oraz po jego akceptacji, planując zadania na dany rok uwzględnia terminy urlopów pracowników, o ile jego działalność na to pozwala. Dobra współpraca pomiędzy stronami korzystnie wpływa na atmosferę pracy, nikt nie ma pretensji. Niestety nie zawsze jednak jest tak pięknie………..
W tym miejscu na pewno niektórzy już zaczęli się zastanawiać, czy taki harmonogram urlopów jest „sztywny” zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika?
Zgodnie z art. 164 kp przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ponadto przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Przepisy prawa pracy nie definiują pojęcia „ważnych przyczyn”, zaistnienie których może uzasadnić wniosek pracownika o przesunięcie ustalonego już terminu urlopu. Zależy to od indywidualnej sytuacji pracownika i od oceny podanych przez niego „ważnych” przyczyn przez pracodawcę. W szczególności mogą to być: niemożność wspólnego wykorzystania urlopu ze współmałżonkiem w związku z przesunięciem mu urlopu z przyczyn dotyczących pracodawcy, odwołanie przez organizatora wczasów w związku z klęską żywiołową itp.
Z kolei pracodawca, dokonując przesunięcia urlopu, powinien udokumentować pracownikowi, a w razie sporu sądowi pracy, że nieobecność pracownika na skutek wykorzystania przez niego w zaplanowanym terminie urlopu spowodowałaby poważne zakłócenia w pracy. Podobnie jak brak jest definicji pojęcia „ważnych przyczyn” leżących po stronie pracownika uzasadniających wniosek o przesuniecie terminu urlopu, nie ma też definicji „poważnego zakłócenia w pracy”, które usprawiedliwia przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę.
Ponadto wskazać należy, że za zgodą obu stron przesunięcie terminu urlopu jest możliwe zawsze (bez istnienia żadnych szczególnych przyczyn, byleby nie naruszało bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa).
Ryzyko odmowy udzielenia urlopu
Jeżeli plan urlopów nie istnieje, a pracownik zawiadomi pracodawcę o terminie urlopu z niewielkim wyprzedzeniem, istnieje ryzyko odmowy udzielenia urlopu.
Należy pamiętać, że termin urlopu ustala pracodawca, a nie pracownik, z tym że po porozumieniu z pracownikiem. Zatem, jeżeli nie jest ustalany plan urlopów, pracownik winien zadbać o odpowiednio wczesne zawiadomienie pracodawcy o terminie planowanego urlopu i uzgodnienie terminu. Oczywiście trudno wskazać generalnie jakie winno być to wyprzedzenie, albowiem zależy to od organizacji pracy u danego pracodawcy. Z pewnością należy wziąć pod uwagę, czy urlop danego pracownika nie zdezorganizuje pracy danego działu i czy wcześniejsze zawiadomienie umożliwiłoby zorganizowanie odpowiedniego zastępstwa.
W przypadku uzgodnienia z pracodawcą, najlepiej w formie pisemnej, terminu urlopu, pracodawca nie może, bez zaistnienia przesłanek określonych wskazanym wyżej art. 164 § 2 kp, o których była mowa powyżej, odmówić udzielenia urlopu w tym terminie.
Ryzyko odwołania z urlopu
Zgodnie z art. 167 kp pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest obowiązany wówczas pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Powyższą zasadę wprowadzono, aby powstrzymać pracodawców od pochopnego korzystania z możliwości odwołania pracownika z urlopu. Kluczowym jest tu pojęcie „bezpośredniego związku”, które może być różnie interpretowane. Z pewnością zwrotowi będą podlegały wydatki poniesione przez pracownika na noclegi, wyżywienie, podróż i inne, jeżeli nie będzie możliwe uzyskanie ich zwrotu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu. Pracownik jest uprawniony do żądania zwrotu kosztów, ale trzeba pamiętać, iż musi posiadać dowód ich poniesienia. Pozostaje jednak problem członków rodziny, spędzających urlop z odwołanym pracownikiem.
W zakresie zwrotu wydatków poniesionych na członków rodziny pracownika, stanowisko doktryny nie jest jednolite. Większość pomija to zagadnienie, interpretując pojęcie „bezpośredniości” wąsko. Pojawiają się jednak poglądy, iż możliwe jest wykazywanie bezpośredniego związku takich wydatków z odwołaniem pracownika z urlopu.
W przypadku odwołania z urlopu pracownika, który przebywał na urlopie a przy nim było małoletnie dziecko, bezpośredni związek kosztów poniesionych na wypoczynek dziecka nie budzi wątpliwości. Jednak już w przypadku pobytu dwojga małżonków z dzieckiem i odwołania jednego z małżonków z urlopu, ocena będzie zależała od konkretnych okoliczności w danym stanie faktycznym.
W przypadku nie wywiązania się przez pracodawcę z obowiązku zwrotu poniesionych kosztów, pracownik może wystąpić z roszczeniem przeciwko pracodawcy do sądu powszechnego (wydział prawa pracy) o zwrot takich wydatków. Roszczenie ulega przedawnieniu po upływie 3 lat od daty wymagalności, którą w takiej sytuacji należy liczyć od dnia powrotu pracownika do pracy, albowiem jest to najwcześniejszy moment w jakim pracownik mógłby skierować do pracodawcy żądanie zwrotu konkretnej kwoty wydatków.
Prawo czy obowiązek wzięcia urlopu?
Jak wskazano na wstępie, urlop wypoczynkowy jest jak najbardziej prawem pracownika, ale temu prawu odpowiada po stronie pracodawcy obowiązek udzielenia urlopu.
Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym, najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. I tak bowiem stosownie do art. 282 § 1 pkt 2 kp nie udzielenie pracownikowi urlopu w przysługującym wymiarze jest wykroczeniem, podlegającym karze grzywny. Stąd działania podejmowane przez pracodawców już z początkiem każdego roku w celu „wysłania” pracowników na zaległe urlopy. Jeżeli jednak pracownicy nie złożą propozycji wykorzystania urlopu, co dotyczy także urlopu zaległego, pracodawca będzie zmuszony do samodzielnego określenia terminów urlopów i udzielenia tych urlopów w tak wyznaczonych terminach.
Podsumowując, jakkolwiek urlop jest prawem pracownika, odpowiadający mu po stronie pracodawcy obowiązek udzielenia urlopu, może w pewnych sytuacjach przekształcić to prawo niejako w obowiązek.
